Ciekawostki prawne

Bon żywieniowy finansowany przez pracodawcę umożliwia pracownikowi spożycie posiłku, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu. Jednocześnie do kwoty 190 złotych miesięcznie otrzyma kwota przez pracownika nie zwiększa podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowne.
Wartość bonów żywieniowych wydanych pracownikom, jako wydatek poniesiony z tytułu żywienia pracowników, przyczyniając się do uzyskania przychodu przez firmę, stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu w przypadku określenia przez przepisy BHP wymagania stosowania posiłków regeneracyjnych.
Wartość bonów żywieniowych przekazanych pracownikom na cele profilaktyczne jest zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych. Podatkiem nie jest bowiem wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Podstawa prawna: Art. 21 ust. 1 pkt 11b Ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) Jeśli pracodawca nie może wydawać takich posiłków z przyczyn organizacyjnych obowiązek wydawania tych posiłków wynika z kodeksu pracy.

Cytat z serwisu: http://e-rachunkowosc.pl/artykul.php?view=1009

Obecnie coraz więcej firm oferuje zakładom pracy kupony żywnościowe uprawniające pracowników do wymiany na artykuły żywnościowe w różnych punktach gastronomicznych, w supermarketach oraz punktach wskazanych przez pracodawcę. Poniżej wskazujemy niektóre konsekwencje podatkowe skorzystania przez pracodawcę z tego typu możliwości.

Jeśli pracodawca zamierza wydawać kupony żywnościowe pracownikom w związku z pracami w warunkach uprawniających do otrzymania posiłków profilaktycznych - tzw. szczególnie uciążliwych warunkach pracy - wówczas na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość kuponów uprawniających do nabywania posiłków wydanych pracownikom zamiast posiłków profilaktycznych jest zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli pracodawca nie może wydawać takich posiłków z przyczyn organizacyjnych. Obowiązek wydawania tych posiłków wynika tutaj z kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany nieodpłatnie zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279) zakres obowiązków pracodawcy związany z zapewnieniem tego rodzaju świadczeń uzależniony został od uciążliwości pracy pracownika, np. wielkości wysiłku fizycznego, temperatury czy miejsca wykonywania pracy.

Jednak nie każde wydanie pracownikowi w czasie pracy posiłku należy uznać za wypełnienie przez pracodawcę obowiązku nałożonego art. 232 kodeksu pracy. Posiłek można uznać za profilaktyczny, jeżeli spełnia wymogi wynikające z § 2 ww. rozporządzenia. W § 3 rozporządzenia określono grupy pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, którym pracodawca obowiązany jest posiłki te zapewnić. Natomiast zgodnie z § 5 ww. rozporządzenia stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 2, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników. Zatem pracodawca w porozumieniu z organizacjami związkowymi powinien ustalić stanowiska pracy spełniające warunki wymienione w § 3 wskazanego rozporządzenia, na których zatrudnieni pracownicy uprawnieni są do otrzymywania posiłków i napojów.

Zwolnienie wydawanych posiłków profilaktycznych z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych wynika z art. 21 ust. 1 punkt 11b UPDOF. Wartość wydanych posiłków nie stanowi przychodu dla pracowników i nie podlega opodatkowaniu stosownie do art. 9 ust. 1 ww. ustawy, jeśli osoby te wykonują pracę, którą można sklasyfikować wg kryteriów określonych w ww. rozporządzeniu, a posiłki wydawane przez pracodawcę spełniają normy określone w tymże rozporządzeniu. W przeciwnym wypadku wartość przekazanych pracownikom kuponów żywnościowych nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie wskazanego przepisu UPDOF.

Kolejną kwestią, którą należy rozpatrzyć w przypadku wydawania kuponów żywnościowych pracownikom jest ustalenie prawidłowej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Tutaj zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych. Jeżeli więc pracodawca zakupi kupony żywieniowe na posiłki profilaktyczne, do czego jest zobowiązany na podstawie przepisów bhp, to wartość kuponu będzie wolna od oskładkowania.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na przekazywane pracownikom posiłki lub bony żywieniowe, do wydawania których nie obligują Spółkę przepisy bhp. Otóż na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 ww. rozporządzenia składkowego, zwolniono z oskładkowania wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 190 zł. Jeśli wartość posiłków jest wyższa od kwoty 190 zł, to pracodawca jest zobowiązany odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od nadwyżki ponad ustalony limit.

Posiłki, o których mowa w tym przepisie, obejmują nie tylko gotowe posiłki, ale też przekazane pracownikom bony żywieniowe, o ile są one realizowane w placówkach gastronomiczno-restauracyjnych, barach, punktach gastronomicznych i stołówkach. Takiego wyjaśnienia udzieliło Ministerstwo Polityki Społecznej w piśmie z dnia 19 listopada 2004 r., sygn. DUS-400-169-WB/04. Nie podlegają natomiast zwolnieniu ze składek na mocy powołanego przepisu bony żywieniowe, które mogą być realizowane w sieciach handlowych. Oznacza to, że do wyłączenia na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego nie kwalifikują się wydawane pracownikom bony, talony i kupony realizowane w sklepach, a więc faktycznie bony towarowe - o ile obowiązek ich wydania nie wynika z osobnych przepisów bhp. Takie działanie nie nosi bowiem znamion udostępniania pracownikom posiłków w rozumieniu § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego.

Wszelkie wydatki ponoszone przez pracodawcę na realizację obowiązków wynikających z Kodeksu pracy są związane z funkcjonowaniem firmy pracodawcy i prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Są więc ponoszone w celu osiągnięcia przychodów i dlatego stanowią koszty uzyskania przychodów. Wydatki na kupony przyznawane przez Spółkę fakultatywnie również można uznać za koszty uzyskania przychodów, jako że co do zasady wszelkie koszty poniesione przez pracodawcę na rzecz pracowników wynikające z łączącego strony stosunku prawnego stanowią koszt uzyskania przychodu.

Podsumowując - poprawne rozliczenie bonów żywnościowych wydawanych pracownikom pod kątem ZUS i PDOP wymaga każdorazowo łącznej analizy następujących przepisów:

art. 232 kp,
art. 21 ust. 1 punkt 11b UPDOP,
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r.
Ważne dla Pracodawcy: wartość świadczeń przekazywanych w postaci bonów towarowych zakupionych ze środków pochodzących z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie zwiększa podstawy wymiaru składki ZUS.

Podstawa prawna: § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2004r. Nr 14, poz. 124 z późn. zm.)

Przekazanie bonów podarunkowych pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT), ponieważ bony nie stanowią towaru ani usługi w rozumieniu ustawy. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r. Nr 54, poz.535 z późn. zm.)
Bony premiowe nie podlegają obciążeniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, bowiem wolna od podatku jest wartość wygranych w konkursach, a także nagród związanych ze sprzedażą premiową, jeżeli jednorazowa wartość wygranych lub nagród nie przekracza kwoty 760 złotych.

Podstawa prawna: Art. 21 ust. 1 pkt 68 i 68a Ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.

Przekazanie bonów premiowych nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług VAT, ponieważ bony nie stanowią towaru ani usługi w rozumieniu ustawy.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r. Nr 54, poz.535 z późn. zm.)
Wartość świadczeń przekazanych w postaci voucherów turystycznych wydanych pracownikom może stanowić dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu, jeśli stanowią tak ustalenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Przekazanie bonów turystycznych pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług VAT, ponieważ bony nie stanowią towaru ani usługi w rozumieniu ustawy.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r. Nr 54, poz.535 z późn. zm.)